Veranstaltungs-Management

Von der Idee, über die Datenmodellierung zur Implementierung.
Der Einbau einer neuen Funktion – Veranstaltungs-Management – in die CRM-Anwendung Mein Dialogsystem ist ein wunderbares Beispiel für die Digitalisierung von (Geschäfts)Prozessen.

Die Idee

In den vielen Gesprächen, die ich im Zusammenhang mit der CRM-Anwendung Mein Dialogsystem führe, wurde auch die Thematik Veranstaltungs-Management angesprochen.
Folgende Anforderungen wurden formuliert:

  • Unternehmen bzw. ein Verein können im Dialogsystem eine Veranstaltung erfassen. Dabei können Sie folgende Veranstaltungsdaten hinterlegen:
    • Titel der Veranstaltung
    • eine Beschreibung
    • Informationen zu den Eintrittspreisen
    • Informationen zum Ort der Veranstaltung
    • Beginn der Veranstaltung
    • Ende der Veranstaltung
    • die maximal mögliche Teilnehmeranzahl der Veranstaltung
    • die maximal mögliche Anzahl der Plätze, die im Rahmen einer Zusage reserviert werden darf
    • Anmeldeschluss – nach diesem Zeitpunkt sind keine Zusagen mehr möglich
  • die Veranstaltung wird jetzt noch mit einer Kundengruppe verknüpft. D.h. nur die Kunden, die zu dieser Kundengruppe gehören, können diese Veranstaltung in der App loma.Talk sehen und ihre Teilnahme an der Veranstaltung bestätigen
  • der Veranstaltungs-Manager kann im Dialogsystem
    • alle Veranstaltungen auflisten
    • jede Veranstaltung im Detail anzeigen und dort sehen, welche Kunden bereits zugesagt haben.

Die Datenmodellierung

Wenn man die obigen Anforderungen analysiert, benötigt man für die datentechnische Abbildung nur zwei neue Tabellen:

Veranstaltung

In der Tabelle Veranstaltung werden alle Veranstaltungen gespeichert, die Veranstaltungs-Manager in der Anwendung Mein Dialogsystem eingepflegt haben.
Jede hier hinterlegte Veranstaltung gehört zu genau einem Unternehmen/Verein.
Jede Veranstaltung gehört zu genau einer Kundengruppe.
Jede Veranstaltung gehört zu genau einem Mitarbeiter, der die Veranstaltungsdaten letztmalig geändert hat.

Teilnehermliste

Wenn ein Kunde in der App loma.Talk eine Veranstaltung anzeigt, dann kann er seine Teilnahme an dieser Veranstaltung bestätigen. Sobald er dies gemacht hat, wird ein neuer Datensatz in der Tabelle Teilnehmerliste angelegt.
Jeder Datensatz in dieser Tabelle gehört zu genau einer Veranstaltung und genau zu einem Kunden.
Mit Hilfe dieser Tabelle kann der Veranstaltungs-Manager in der Anwendung Mein Dialogsystem jederzeit analysieren, wie viele Zusagen zur Veranstaltung vorliegen.


Die Implementierung

Mein Dialogsystem

  • Liste aller Veranstaltungen
  • Bearbeitung einer Veranstaltung
  • Anzeige einer Veranstaltung inklusive aller Teilnehmer

loma.Talk

  • Liste aller Veranstaltungen
  • Anzeige einer Veranstaltung
  • Formular für die Zusage zu einer Veranstaltung
  • Formular für die Absage zu einer Veranstaltung
  • Für jede Zusage bzw. Absage wird eine digitale Nachricht an das betroffene Unternehmen versendet

Die Analyse

Die Organisation einer Veranstaltung kann viel Arbeit machen.
Mit dem Baustein Veranstaltungs-Management in der Anwendung Mein Dialogsystem wird diese Organisation jetzt zum Kinderspiel.

Woran liegt das?

Durch die Digitalisierung aller Prozesse rund um die Veranstaltungsorganisation liegen alle Daten zum Thema in den Anwendungen Mein Dialogsystem (genutzt vom Veranstaltungs-Manager) und loma.Talk (genutzt von denen, die für die Teilnahme an der Veranstaltung in Frage kommen) vor.

Fazit

Mit den beiden Anwendungen Mein Dialogsystem und loma.Talk kann ein Unternehmen / Verein eine Vielzahl von Geschäftsprozessen digitalisieren.
Und mit dem Baustein Veranstaltungs-Management besteht jetzt die Möglichkeit, auch das Thema Veranstaltungsorganisation zu digitalisieren. D.h. für dieses Thema das Internet / Smartphone als Kommunikationsmittel einzusetzen.

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